Verbandsarbeit ohne Papier beim BAVC

Verbandsarbeit ohne Papier beim BAVC
(press1: iBOT) - (Bad Homburg) August 2002. Anfang Juli hat der Bundesarbeitgeberverband Chemie e.V. (BAVC) in Wiesbaden seine Gremienarbeit von Papier auf digitale Kommunikation umgestellt. Nach dem Launch des von der Dr. Wirth IT entwickelten verbandsinternen Intranets im Frühjahr ist mit dieser Stufe der Ausbau der Verbandslösung zunächst abgeschlossen. Damit hat erstmals einer der größeren Verbände eine Lösung "live" im Einsatz, die konsequent auf die Integration digitaler Kommunikationsprozesse setzt.

19 Verbände in einer Lösung

Als Spitzenverband der Chemischen Industrie für die Tarif- und Sozialpolitik repräsentiert der BAVC insgesamt 19 regionale Mitglieds- und Bezirksverbände - mit rund 1.800 Mitgliedsunternehmen -, die alle aktiv in die Gremienarbeit eingebunden sind. Das bedeutet eine Vielzahl von Rundschreiben zu aktuellen Themen und Arbeitsgruppen. Mit der Verbandslösung der Dr. Wirth IT haben nun alle Mitglieder der Gremien individuellen Zugriff auf ihr persönliches Intranet. Das bedeutet zeitnahe und direkte Kommunikation - in dieser Form ein Novum in der Verbandslandschaft.

Benutzer nach Gremien aufgeschlüsselt

So erhalten die Gremienmitglieder nach dem Login über die öffentliche Website ihre eigene Browserdarstellung mit ihren aktuellen Gremien und Meldungen. Die Gremien des BAVC setzen sich aus Mitarbeitern der 19 Verbände und der Unternehmen direkt zusammen. Die Informationen für dieses "Patchwork" der Mitglieder wird nun über das Intranet des BAVC organisiert. Alle Rundschreiben einschließlich der Anlagen, die bislang zweimal wöchentlich teilweise bis zu 100 Seiten stark an die verschiedenen Gremien mit zusammen rund 250 Mitgliedern verschickt wurden, stehen nun im Intranet zur Verfügung. Eine individuelle Kurzfassung wird täglich als E-Mail - inklusive direkter Verknüpfungen zu den vollständigen Dokumenten - verschickt. Die Dokumente sind für jedes Gremium darüber hinaus als PDF-Download verfügbar.

Schritt für Schritt bessere Prozesse

Mit einer schrittweisen Umsetzung der Lösung hat der BAVC seine Mitglieder für die digitale Kommunikation gewonnen. Dass dabei nicht nur Logistikkosten eingespart, sondern vor allem Prozesse verbessert worden sind, ist selbstredend. Lutz Mühl, Projektleiter beim BAVC: "Wir erleben eine deutliche Verbesserung der einzelnen Arbeitschritte. Die Reaktionszeiten in der Kommunikation untereinander sind kürzer geworden, die Gremienarbeit ist für viele Mitglieder transparenter. Und effektiver."

Grundlagen schaffen für papierlose Kommunikation

Die Grundlagen für die papierlose Kommunikation wurden von der Dr. Wirth IT bereits im ersten Schritt bei der Implementierung der Verbandslösung geschaffen. Nach einer kurzen Phase des Parallelbetriebs von Papierversand und Intranet konnte Anfang Juli komplett umgestellt werden. Weitere Ausbauschritte sind geplant.

Nutzen jetzt und in Zukunft

Heute können die Mitglieder des BAVC ihre Verbands- und individuellen Gremienmeldungen direkt tagesaktuell als E-Mail-Ticker lesen. Die Übersicht der zu den Artikeln im Intranet verlinkten Headlines gibt schnell Auskunft über Inhalte und Themen. Nach und nach wird durch die Verbandslösung zudem ein digitales Archiv entstehen, das auch eine Volltextrecherche enthält. Für den BAVC ist dies eine "runde Sache", wie auch Lutz Mühl meint: "Die Lösung bildet unsere Kommunikation 1:1 ab. Und hat alle Elemente eines Informationssystems, auf das alle Mitglieder - nach Zugriffsrechten gestaffelt - zugreifen können. Hierdurch gehören wir unseres Wissens in Deutschland zu den ersten Verbänden, die wirklich konsequent auf den Versand von Papier verzichten."

Dr. Wirth Information Technology GmbH
Martina Kapp
Marketing & Communication
Norsk-Data-Straße 3
D-61352 Bad Homburg
Telefon 06172 / 88 88 138
Telefax 06172 / 88 88 200
e-Mail: mkapp@wirth-it.de   http://www.weboptions.de  

Die Dr. Wirth Information Technology ist Anbieter von webbasierten Informations- und Kommunikationslösungen für Wirtschaft und Handel. Als Spezialist für die Steuerung eines zielorientierten Informationsaustausch zwischen vorgegebenen Benutzergruppen in den Netzen Intranet und Extranet, betrachten wir Kommunikation verstärkt unter dem wirtschaftlichen Aspekt der Effizienz und Kostenreduktion. Unsere dezentrale Informations-Management-Plattform P.NET, basierend auf IBM Standards, bringt die verschiedenen Teilöffentlichkeiten zusammen und erreicht so eine optimale Verwertungskette qualitätsgesicherter Informationen und Kommunikation ohne Streuverlust. In diesem Sinne binden wir weitere Lösungenformen wie beispielsweise R.E.D. Remote Editing Desktop ein: Ein Tool für Unternehmen und ihre Partner zur dezentralen Bearbeitung und Vorbereitung von Drucksachen jeglicher Art.
Unsere Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen. So sind wir stolz, mit unserem 40-köpfigen Team erfolgreiche Projekte für Unternehmen wie die Deutsche Börse AG oder Adam Opel AG, Flughafen/Main AG oder Thomas Cook sowie die Verbände Bundesarbeitgeberverband Chemie e.V. und agv Chemie Baden Württemberg, um nur einige zu nennen, realisiert zu haben.