U-Boot Wikis: Wie tickende Zeitbomben

(press1) - 5. August 2010 - Unternehmens-Wikis / Collaboration-Strategie

Arbeits- und Zeitdruck, die Notwendigkeit der schnellen, einfachen Abstimmung, der Wunsch nach nachvollziehbarer Versionierbarkeit und benutzerfreundlicher Kollaboration: All das spricht für den Einsatz von Wiki-Systemen im Unternehmen. Viele Firmen wissen dies und haben entsprechende Lösungen (wie bspw. Confluence Wiki) bereits eingeführt, weitere denken zurzeit intensiv darüber nach. Und wieder andere priorisieren zunächst andere IT-Aufgaben und -Projekte höher. Währenddessen führen allerdings manche Abteilungen, Bereiche, Projektteams ggf. klammheimlich bereits ihre eigenen 'wild wuchernden' Wikis auf eigene Faust ein. So ticken die stillen Zeitbomben, gespickt mit unternehmensrelevanten Daten, angereichert mit wertvollem Unternehmenswissen und wichtigen Informationen. Das Ganze meistens zudem nicht organisiert, nicht moderiert, fern jeder 'Governance' und oft noch nicht einmal professionell datengesichert. Gut nur, wenn diese Bomben Blindgänger bleiben. Besser, wenn man solche 'U-Boot-Wikis' noch vor dem Entstehen 'entschärfen' kann. Die Firma HLP hat die Problematik erkannt und informiert im Rahmen von Workshops, Webinaren und persönlichen Beratungsgesprächen.

Wenn Thorsten Heid, Geschäftsführender Gesellschafter des IT-Lösungsanbierters HLP, über Wikis nachdenkt, dann steht für ihn fest:"Bis Ende 2011 wird jedes Unternehmen Wikis im Einsatz haben, so oder so. Die Frage ist nur: Weiß auch die IT-Abteilung davon?" Eine ketzerische These. Die Realität unterstreicht aber die Gedanken des Wiki-Spezialisten und Confluence-Partners. Denn: Immer mehr Abteilungen, Bereiche, Projektteams oder andere Interessensgruppen innerhalb einer Organisation agieren in Eigen¬regie und führen munter, konspirativ und heimlich sogenannte U-Boot Wikis ein. "Sicherlich ist das unschön und auch nicht rechtens", so Heid. Dennoch hat der Collaboration-Spezialist Verständnis für das Entstehen dieser 'U-Boot-Wikis': "Ein Mitarbeiter von heute unterliegt einem noch stärkeren Arbeitsdruck als vor einigen Jahren. Die Auslastungsquote ist gestiegen, Projekte werden schneller realisiert, allgemein verteilt sich viel Arbeit auf weniger Köpfe. Der einzelne Mitarbeiter sucht also nach kreativen und modernen Lösungen der schnellen, unstrukturierten, gemeinsamen Zusammenarbeit. Bekannt aus dem Privatleben und verlockend in der einfachen Benutzerführung bieten sich Wiki-Lösungen hier geradezu an. Gibt es dann keine Unternehmensstrategie zur Einführung einer Unternehmenswiki-Plattform, wird nicht selten eigenständig und Abstimmung mit der IT-Abteilung gehandelt. Open Source Wikis sind dann gern genommene Lösungen, die man schnell mal 'unter dem Schreibtisch' installiert. So entstehen unkontrolliert U-Boot Wikis im Unternehmen."

Wuchernde Landschaften ohne Gärtner

Ein U-Boot-Wiki ist bereits unschön und nicht im Sinne der IT-Strategen. Man denke nur an die fehlende Datensicherheit, Governance und spätere Migrationsaufwände. Das Dilemma allerdings potenziert sich, wenn jede Abteilung ihr eigenes Süppchen kocht und mit eigenen Wiki-Lösungen spielt. Das Resultat ist nicht auszudenken: Eine wild wuchernde Landschaft, die nicht nur heterogen sondern schlichtweg chaotisch ist. Unternehmensinformationen, die unübersichtlich und dezentral im schlechtesten Sinne elektronisch 'herumfliegen'. Unternehmenswissen, dass zwar lokal gebündelt, aber dennoch nicht zentral vorhanden ist. Keinen vorhandenen Kümmerer, der sich um Strukturen innerhalb des Wikis bemüht und für Übersichtlichkeit sorgt.
Kurz: Absturzgefahr, Datenverlustgefahr, Wissensverlustgefahr, Chaos - alle roten Lichter müssten nun angehen. Wenn nur einer von dieser Misere wüsste.

Zeitbomben sinnvoll entschärfen

Wer keine U-Boot-Wikis im Unternehmen haben will, der sollte proaktiv handeln. Die Lösung des Problems ist dabei simpel: Einführung einer zentralen Plattform für Unternehmens-Wikis, die von der IT-Abteilung supported wird. Will man es richtig machen und alle potentiellen 'U-Boot-Kapitäne' mit ins offizielle Boot nehmen, dann empfiehlt sich eine vorgeschaltete Konzeptionsphase zur Ermittlung der Anforderungen und Einsatzwünsche der Fachabteilungen.

Thorsten Heid kennt die Problematik aus der Praxis: "Schnellschüsse bei Wiki-Projekten führen häufig zu Unzufriedenheiten im praktischen Einsatz. Wer seine Mitarbeiter bei ihren Anforderungen nicht "abholt" und sie durch das neue Wiki in ihrer Arbeit unterstützt, der muss damit rechnen, dass das neue Unternehmenswiki keine Akzeptanz erfährt. Ein erfolgloses Projekt also. Unsere Kunden nutzen die intensive Konzeptionsphase, um möglichst detailliert auf die Wünsche der Mitarbeiter einzugehen und um von den Erfahrungen anderer Firmen zu profitieren."
Ein Unternehmenswiki auf der Basis von Confluence Wiki, ggf. eingebettet in das SAP NetWeaver Portal, bietet beispielsweise ungeahnte Möglichkeiten für nahezu alle Arbeitsbereiche und Arbeitsanforderungen. Damit wird das kollaborative Tagegeschäft genauso ermöglicht wie die strategische Arbeit in Projekten.

Ruhige Gewässer ohne U-Boote

Fazit: IT-Strategen müssen in nächster Zeit so oder so handeln. Einfacher und in der Steuerung wesentlich effizienter ist der proaktive Weg. Thorsten Heid's Appell lautet:"Führen Sie lieber ein offizielles professionelles Wiki zur Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter ein, als viele tickende Zeitbomben in 'U-Boot-Wikis' entschärfen zu müssen. Behalten Sie den Überblick und halten Sie die Fäden in der Hand."

Der richtige Dienstleister unterstützt sowohl in der Konzeptionsphase als auch bei der erfolgreichen technischen Realisierung und der anschließenden organisatorischen Einführungs- und Betreuungsphase. Richtig eingeführte Wikis mit "Gärtnern" zur Pflege der Wiki-Landschaften sorgen letztlich für hohe Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. Denn: Alles wird nur gemacht, um gut, schnell, effizient, und in Summe erfolgreich zu arbeiten.

Informationen rund um diese Thematik geben die Spezialisten von HLP gerne unter http://www.hlp.de/kontakt   .

Zum Unternehmen HLP:

HLP hat sich seit mehr als einem Jahrzehnt der Optimierung von Geschäftsprozessen durch IT-Lösungen im Dienste seiner Kunden verschrieben. Mit innovativen HLP Produkten aus den Bereichen Verbesserungs-, Informations- und Wissensmanagement steigern unsere Kunden die Qualität ihrer Prozesse, sorgen so für höhere Produktivität und in Summe für die Realisierung von nennenswerten Einsparpotenzialen.

Das Lösungsangebot im Bereich Verbesserungsmanagement wird durch den Geschäftsbereich SAP NetWeaver sinnvoll ergänzt. Im Rahmen ganzheitlicher Projekte identifizieren wir Optimierungspotenzial in ihren Geschäftsprozessen und schaffen neue, flexible Lösungen auf Basis der SAP NetWeaver Plattform. Wichtige Schlagworte dabei sind 'Web 2.0', 'Geschäftsprozessmanagement', 'Enterprise Social Network'. Die bestehenden Investitionen in Ihre SAP Landschaft bleiben erhalten - die Mitarbeiter profitieren von aktuellen Strategien und Technologien bei gleichzeitig einfachen, intuitiven Benutzeroberflächen im Rahmen eines Unternehmensportals.

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