Neue Spend-Agenda-Studie der London Business School untersucht Ausgabenstruktur europäischer Unternehmen

Mangelnde Transparenz und geringe Kontrolle verursachen "Schwarze Löcher" bei unternehmensweiten Ausgaben
(press1: iBOT) - München, 5. April 2004 - Ariba, Inc. (Nasdaq: ARBA), der führende Anbieter von Enterprise Spend Management-Lösungen, präsentiert zusammen mit der London Business School die Ergebnisse einer gemeinsamen Studie über die Ausgabenstrukturen europäischer Unternehmen. Die Untersuchung, bei der 225 Einkaufsverantwortliche der größten europäischen Unternehmen befragt wurden, deckt die Existenz "schwarzer Löcher" bei den unternehmensweiten Ausgaben auf. Diese werden primär durch mangelnde Transparenz und Kontrolle verursacht.

Die Ergebnisse der Umfrage der European Spend Agenda 2004, die das Marktforschungsinstitut Vanson Bourne im Auftrag von Ariba und der London Business School durchführte, unterstreicht die Ausgabenproblematik, mit denen sich europäische Unternehmen gegenwärtig konfrontiert sehen:
- Wer gibt was aus? - Über 50 Prozent der Unternehmen bestätigen, dass sie nur eine minimale Kontrolle darüber besitzen, wer in ihrem Unternehmen was einkauft.
- "Schwarze Löcher" bei Ausgaben - Beratungsdienstleistungen, Geschäftsreisen und Facility-Management (z.B. Reinigungsdienste) werden als die Ausgabenbereiche mit der geringsten Transparenz angegeben. Die Hälfte der Unternehmen gibt an, dass die Transparenz hier unter 25 Prozent liegt.
- Verträge schwieriger zu verwalten - Die Dauer der Verträge mit Lieferanten nimmt aufgrund des Preisdrucks ab; 28 Prozent arbeiten mit einer Vertragsdauer von weniger als einem Jahr, um Druck auf die Lieferanten ausüben zu können.
- Mehr Transparenz und Kontrolle- In vier von fünf untersuchten Leistungskategorien gelten die Einkaufsprozesse dann als effizienter, wenn der Einkaufsleiter direkt an den Vorstand berichtet.

"Diese Untersuchung macht deutlich, dass bei den Unternehmensausgaben europäischer Unternehmen massive schwarze Löcher existieren. Der bestehende Mangel an Einkaufskontrolle heißt auch, dass dieses Phänomen nicht einfach von alleine verschwinden wird", erklärt Peter Bernard, Director Marketing & PR Central Europe von Ariba. "Obwohl im Geschäftsalltag heute verstärkt mehr Rechenschaft und Verantwortlichkeit gefordert ist, werden in Unternehmen jährlich Hunderte Millionen ausgegeben, die für den Einkauf nicht transparent sind. Die Unternehmen wissen häufig nicht, wer mit ihrem Geld was einkauft."

Wenngleich auch 70 Prozent der Unternehmen sich dieser Problematik im Ausgabenbereich bewusst sind, haben 52 Prozent dafür keine entsprechenden Projekte implementiert. Dabei liegen in den Bereichen Beratungsdienstleistungen und Geschäftsreisen die größten Probleme. Aber auch hier existieren nur vereinzelt Projekte, um die Spend Management-Methoden zu verbessern. Diese Bereiche werden auch als diejenigen mit den höchsten Unternehmensausgaben und somit dem höchsten Einsparpotenzial bezeichnet.

"Nur wenn die Probleme sichtbar gemacht werden, kann ein besseres Management der Unternehmensausgaben beginnen", erklärt Dr. Jamie Anderson, Programme Director und Marktforscher am Centre for Management Development der London Business School. "Die Untersuchung macht deutlich, dass in den Einkaufsabteilungen einiger der größten Unternehmen Europas sowohl mangelnde Transparenz darüber herrscht, wofür Geld ausgeben wird, ganz zu schweigen davon, ob im Sinne des Unternehmens optimal beschafft wird."

Einkaufsvolumen von Dienstleistungen nimmt zuEine Hauptursache für die "schwarzen Löcher" in den Ausgabenbereichen liegt darin, dass Unternehmen mehr und mehr Dienstleistungen einkaufen, z.B. für Marketing, Beratung, IT, Reisen, Zeitarbeit und Facility Management. Über 50 Prozent der Einkaufsleiter meinen, dass diese Arten von Verträgen schwieriger zu handhaben sind als herkömmliche Vertragsarten. Dabei werden als Hauptschwierigkeiten das Verständnis für Komplexität und Variabilität der Preisbildung von Dienstleistungsverträgen (36 Prozent Zustimmung) sowie die Bewertung von Lieferantenleistung (34 Prozent) genannt.

"Der Einkauf von Waren aus Katalogen ist relativ einfach zu verwalten. Doch wie erhält man einen vollständigen Einblick in immateriellere Einkäufe, wie beispielsweise einen langfristigen Vertrag für Facility Management an mehreren Standorten oder Zeitarbeit?", meint Peter Bernard. "Verträge in diesen Bereichen sind äußerst komplex und enthalten zahlreiche Zielvereinbarungen und Klauseln, die selten eingehalten werden. Wenn Rechnungen eingehen, werden diese oft einfach bezahlt, ohne sie mit dem Originalvertrag abzugleichen. So geht den Unternehmen eine Menge Geld verloren."

Einsparungsziele verfehlt42 Prozent der Einkaufsleiter meinen, dass die Erwartungen der Unternehmensleitung nicht erfüllt werden, weil sie keine vollständige Kontrolle über die Unternehmensausgaben besitzen. Sie weisen dabei auch auf das nach wie vor verbreitete "Rogue Purchasing"-Phänomen (nicht vertragskonformes Einkaufen) sowie auf die zunehmende Komplexität der Einkaufstätigkeit in ihrem gesamten Unternehmen hin.

Da nur 51 Prozent der Einkaufsleiter direkt an die Unternehmensführung berichten, ist die Einflussnahme eingeschränkt. Erhöhter Einfluss scheint jedoch zu besseren Einkaufsprozessen zu führen. Weitere 17 Prozent der Einkaufsleiter, die nicht direkt der Unternehmensleitung unterstellt sind, beklagen sich über mangelnde Ausgabenkontrolle. In vier von fünf untersuchten Leistungskategorien gelten die Einkaufssysteme dann als effizienter, wenn der Einkaufsleiter direkt an die Vorstandsebene berichtet.

65 Prozent der Einkaufsleiter berichten auch, dass sie durch eine bessere Analyse der Einkaufsdaten effizienter agieren könnten. 50 Prozent sind der Meinung, dass ein besseres Supplier Performance Management notwendig wäre. Als weiterer Hauptbereich für Verbesserungen wurde die strategische Beschaffung ermittelt. 42 Prozent stimmten zu, dass der Prozess, den richtigen Lieferanten zu finden, in ihrem Unternehmen verbessert werden sollte. 24 Prozent gaben dies als einen Bereich an, in dem sich die größten Kosteneinsparungen erzielen ließen.

"Einsparungsziele werden verfehlt, weil keine strategische Beschaffung erfolgt", sagt Jamie Anderson. "Die Einkaufsabteilungen der meisten Unternehmen scheinen bei Unternehmensausgaben und Lieferanten-Management nicht über die Transparenz, die Kontrolle und den Einfluss zu verfügen, die durchaus realisierbar wären. Dies könnte ein Hauptgrund dafür sein, warum es in Unternehmen nach wie vor zu nicht vertragskonformen Einkäufen kommt und somit viel Geld verloren geht."

Obwohl das gegenwärtige Wirtschaftsklima zwar eine verstärkte Konzentration auf Kostensenkungen mit sich bringt, besitzen viele Unternehmen dennoch keine durchgängige unternehmensweite Spend Management-Strategie, die die Ausgaben im gesamten Unternehmen, einschließlich aller Lieferanten und Kategorien, umfasst. So meint Peter Bernard: "Nur durch die Entwicklung eines in sich geschlossenen Ansatzes ("closed loop") für das Spend Management - von der Analyse der Einkaufsausgaben, über strategische Beschaffung, Einkauf und Management der Lieferantenbeziehungen, bis hin zu Fakturierung und Bezahlung - lassen sich Kosteneinsparungen erzielen und schwarze Löcher vollständig eliminieren."

Die vollständige Studie "European Spend Agenda 2004" sowie das begleitende "Kleine Handbuch des Spend Management" ist ab sofort erhältlich. Zudem lädt Ariba Sie herzlich ein, an der European Spend Agenda 2004 Roadshow am 21. April in Zürich sowie am 23. April in München (Keynote-Speaker: Dr. Jamie Anderson) teilzunehmen.

Informationen über die London Business SchoolDie London Business School wird durchwegs unter den zehn besten Business Schools weltweit aufgeführt. Dies spiegelt die hohe Qualität ihrer Lehr- und Forschungsprogramme, die Güte ihrer Studenten sowie die Vielfalt und den Einfluss ihrer akademischen Gemeinschaft wider. Die Qualität der Forschung in der Fakultät der London Business School wurde kürzlich vom Higher Education Funding Council for England mit der höchsten Bewertung 5*A ausgezeichnet. Die Mehrheit der Forschungsarbeiten der London Business School-Fakultät gilt als Weltklasse. Die London Business School hält diesen hohen Rang seit Beginn der Research Assessment Exercise (RAE). Dies beweist ihre dauerhafte Verpflichtung gegenüber höchster akademischer Qualität in Forschung und Lehrbetrieb.

Informationen über AribaAriba, Inc. ist der führende Anbieter von Enterprise Spend Management (ESM)-Lösungen. Ariba unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ausgabenverwaltung als Kernkompetenz zu entwickeln und durch den Einsatz dieser Lösungen eine deutliche Verbesserung des Betriebsergebnisses zu erzielen. Mit Ariba Spend Management-Software und -Services erhalten Unternehmen die Möglichkeit, sich auf ihre Ausgaben zu konzentrieren und durch die Anwendung von in sich geschlossenen Prozessen ('Closed Loop Processes') mehr Effizienz und nachhaltige Einsparungen zu realisieren. Die Ariba Deutschland GmbH befindet sich in München, die Ariba Switzerland GmbH hat ihren Sitz in Zürich. Weitere Informationen über Ariba sind unter www.ariba.com zu finden.

Ariba und das Logo von Ariba sind eingetragene Warenzeichen von Ariba, Inc.. Ariba Spend Management, Ariba Analysis, Ariba Buyer, Ariba Contracts, Ariba Travel & Expense, Ariba Workforce, Ariba Invoice, Ariba eForms, Ariba Enterprise Sourcing, Ariba Supplier Network, BPM Services, Power Sourcing, Total Spend Capture und PO-Flip sind Marken oder Dienstleistungsmarken von Ariba, Inc..

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