jpc: Mit erweiterter Technik-Klaviatur in Richtung Zukunft

Hamburg, November 2018. In den über 40 Jahren seiner Geschichte hat sich das Unternehmen jpc aus Georgsmarienhütte/Niedersachsen zu einem internationalen Medienversandhändler entwickelt. Um weiterhin flexibel auf die Anforderungen seiner Kunden reagieren zu können, beauftragte jpc Pierau Planung mit der Auswahl, Umsetzung und Inbetriebnahme von zukunftsfähigen ERP- und LVS-Lösungen. Die Herausforderung: Beide Systeme wurden parallel eingeführt und lösten die bestehende IT im laufenden Betrieb ab. In einer zweiten Phase werden aktuell zusätzliche ERP- und LVS-Erweiterungen in das Echtsystem überführt, um externe Systeme innerhalb der Supply Chain anzubinden. Damit stellt das Unternehmen die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft.

Das Angebot von jpc umfasst aktuell rund eine Million CDs, 100.000 Vinyl-LPs, 80.000 DVDs und Blu-rays sowie mehr als zwei Millionen Buchtitel - Tendenz steigend. Aus dieser Vielfalt ergeben sich komplexe Logistikprozesse, die seit mehr als 20 Jahren IT-basiert gesteuert werden.

Blick voraus mit modernen IT-Lösungen für ERP und LVS

Der Anbieter der bisher eingesetzten Anwendung stellt in absehbarer Zeit den Support des Systems vollständig ein. Eine Anpassung an neue Geschäftsentwicklungen und Logistikanforderungen ist damit ausgeschlossen. Zudem erlaubte es das bisherige System nicht mehr, neue Anwendungen nach Bedarf anzubinden. Dass mit der Zeit auf allen relevanten Ebenen die Kapazitätsgrenzen erreicht waren, machte die Umstellung auf eine moderne ERP- und LVS-Lösung für jpc unerlässlich. "Für die richtige Auswahl, den reibungslosen Umzug und das erfolgreiche Go-live der neuen IT benötigten wir einen Partner mit der nötigen Erfahrung", sagt Michael Richter, Prokurist und IT-Leiter von jpc. "Für uns stand fest, dass das Team von Pierau Planung - mit Hubertus Dieckmann als Projektleiter - uns auch diesmal zur Seite steht." Bereits seit 1996 unterstützt die Hamburger Logistikberatung den Medienversandhändler bei seiner erfolgreichen Logistikentwicklung.

In der Planungsphase analysierte das Team von Pierau Planung die IST-Prozesse, definierte Ablaufver-besserungen und erstellte ein Lastenheft. Die in der neuen Software abgebildeten Geschäftsprozesse werden idealerweise für viele Jahre definiert. "Bei derartigen IT-Projekten ist es essenziell wichtig, sämtliche Prozesse vor der Anpassung genau zu prüfen und sowohl aktuelle als auch künftige Anforderungen an die IT im Blick zu haben, bevor die nächsten Schritte umgesetzt werden", erklärt Hubertus Dieckmann. "Eine winzige Unachtsamkeit zieht eine Kette von Fehlern nach sich. Es entsteht ein immenser wirtschaftlicher Schaden - und nicht zuletzt leidet auch das Image." Auf Grundlage der Analyseergebnisse fiel die Entscheidung, sämtliche Server abzuschaffen und das gesamte System in die Cloud auszulagern. Die Vorteile: erhebliche Einsparungen in puncto Flexibilität, Wartungsaufwand, Zeit und Personal. Hubertus Dieckmann: "Die jeweiligen Dienste kann jpc aus der Cloud beziehen und individuell nach benötigtem Umfang von Speicherplatz, Rechenleistung und Software an den tatsächlichen Bedarf anpassen."

Modulare, bedarfsorientierte Prozessoptimierung

Maximale Leistung und der beste Service für den Kunden, sowohl national als auch international - um diesen obersten Ansprüchen von jpc gerecht zu werden, müssen alle Abläufe in den Bereichen IT und Logistik nahtlos ineinandergreifen und optimal aufeinander abgestimmt sein. Für ein möglichst geringes Ausfallrisiko war daher ursprünglich ein schrittweiser Übergang vorgesehen; ERP und LVS sollten nacheinander umgestellt werden. Doch die bisher genutzten Systeme ließen sich nicht ohne hohes Risiko für den laufenden Betrieb voneinander trennen. "Ein Stillstand des Tagesgeschäfts über die Zeit der Implementierung war keine Option, der Betrieb musste natürlich weiterlaufen", so Michael Richter. Deshalb fiel die Wahl auf zwei Anwendungen für ERP und LVS, die auf einheitlicher technischer Basis von Datenbank, Schnittstellen und dem Software-Kern Microsoft Dynamics NAV basieren und sich somit schnell und risikoarm miteinander verbinden lassen. Durch diesen Lösungsansatz steht allen Beteiligten eine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, an die individuell nach Bedarf über automatische Schnittstellen weitere Systeme angebunden werden können, z. B. Webshops, Lieferanten und Transportdienstleister.

"In diesem Zusammenhang wurden auch die Prozesse in der Logistik betrachtet und auf den neuesten Stand gebracht", sagt Hubertus Dieckmann. "Flexibilität ist hier das A und O - ein konkretes Beispiel: Viele automatische Komponenten sind heute baulich nicht mehr auf Vinylschallplatten ausgerichtet. Nachdem aber dieser Zweig der Plattenindustrie wieder aufblüht, musste auch jpc auf die sich verändernde Nachfrage reagieren. Wir konnten dadurch unterstützen, dass wir für die erforderlichen Hardware-Anpassungen die Kommunikation zu den Herstellern geknüpft haben."

Ein wachsamer Blick ist auch nach der erfolgreichen Einführung gefragt. Erst das operative Tagesgeschäft wird alle Anforderungen jpcs an die neuen Softwareprozesse ans Licht bringen. Eine gute Beziehung zwischen Kunde und Logistikberater zahlt sich dann aus, denn gemeinsam kann schnell auf jeden Änderungsbedarf reagiert werden. "Pierau Planung hat sich bereits in vergangenen Projekten als routinierter Partner auf Augenhöhe erwiesen. Auf diese Erfahrung zu vertrauen, ist daher auch diesmal goldrichtig", ist sich Michael Richter sicher.


Bildmaterial:

Bild 1-jpc_Ortmann
Bildquelle: jpc;
Bildunterschrift: Geschäftsführer Gerhard Georg Ortmann gründete das Unternehmen jpc 1973.

Bild 2-jpc_Versand
Bildquelle: jpc;
Bildunterschrift: Mit Leidenschaft für Musik erfüllt jpc Kundenwünsche auch über das Standardsortiment hinaus und liefert weltweit in über 250 Länder.

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Über Fortna | Pierau

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